Datenschutzhinweise für Videokonferenzen via Microsoft Teams

Sie sind über einen Link auf diese Seite gekommen, weil wir Organisator der bevorstehenden Videokonferenz verpflichtet sind, Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams (nachfolgend Teams genannt) zu informieren. Teams ist eine Software welche Besprechungen, Chats, Notizen und Anhänge miteinander kombiniert. Der Dienst ist in die Office-365-Office-Suite mit Microsoft Office und Skype/Skype for Business integriert. Um unsere Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar:

 

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von, durch Datenschutzheldin organisierten, Videokonferenzen steht, ist:

Carla Holterhus, Papenstraße 20 in 48488 Emsbüren

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten im Impressum dieser Internetseite.

Hinweis: Sobald Sie die Internetseite von Teams aufrufen (Betätigen des Links in der Einladung), ist der Anbieter von „Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Der Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Teams jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Teams herunterzuladen.

Wenn Sie die Teams-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Internetseite von Temas finden.


Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen die Kommunikationssoftware Microsoft Teams (nachfolgend Teams genannt) um Videokonferenzen durchzuführen.

 
Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang dieser Daten hängt dabei unter anderem davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. während der Teilnahme an einer Videokonferenz machen.

Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:

  • Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Benutzername, E-Mail-Adresse, Profilbild

  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

  • Text-, Audio- und Videodaten: Während der Videokonferenz haben Sie ggf. die Möglichkeit die Chatfunktion zu nutzen. Die hierbei von Ihnen getätigten Texteingaben werden verarbeitet, um diese in der Videokonferenz anzuzeigen. Für die audiovisuelle Darstellung (Bild und Ton), werden die Mikrofon- und Videokamera-Daten Ihres Endgeräts oder eventuell verwendeter externer Komponenten für die Dauer der Videokonferenz verarbeitet. Sie können die Kamera sowie das Mikrofon jederzeit selbst in Teams ab- bzw. stummstellen.


Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden Teams lediglich als Plattform zur Durchführung von Videokonferenzen. Während der Videokonferenz finden durch uns weder Ton- oder Videoaufzeichnungen noch werden Chatinhalte protokolliert.


Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Datenschutzheldin verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Videokonferenzen.

Soweit die Videokonferenz zur Erfüllung eines Vertrags erfolgt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

 
Empfänger/Weitergabe von Daten

 Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Videokonferenzen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Videokonferenzen wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen der Vertragserfüllung notwendig ist.

 
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Microsoft Teams ist Teil von Microsoft Office 365. Microsoft Teams ist ein Kollaborationstool, welches auch eine Videokonferenzfunktion beinhaltet. Microsoft Office ist eine Software der Firma Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399 USA.

Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Office 365, für welches ein Nutzerkonto erstellt werden muss. Gleichfalls behält sich Microsoft vor Kundendaten zu eigenen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Dies stellt für die Nutzer von Microsoft Teams ein Datenschutz-Risiko dar. Wir haben mit dem Anbieter Microsoft Datenschutzvereinbarungen und EU-Standardverträge abgeschlossen, um ein Mindestmaß an Datenschutz zu garantieren. Beachten Sie bitte, dass wir auf die Datenverarbeitungen von Microsoft keinen Einfluss haben. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftsvorgängen von Microsoft verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Datenverantwortlicher für diese Nutzung und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Verpflichtungen eines Datenverantwortlichen.

Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch Microsoft Teams erhalten Sie in den Datenschutzerklärung von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und Microsoft Teams unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten. Microsoft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA. EU –Standardverträge mit Microsoft zu Office 365 und Teams sind abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu garantieren. Die EU-Standardvertragsklauseln können Sie unter https://eur- lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2010:039:0005:0018:DE:PDF abrufen.


Datenschutzbeauftragte

Wir sind nicht verpflichtet eine Datenschutzbeauftragte zu bestellen. Fragen rund um den Datenschutz können Sie per E-Mail unter info(at)datenschutzheldin.de stellen.


Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Ferner haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für das Recht auf Datenübertragbarkeit.

 
Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn die Rechtmäßigkeit ihrer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO nicht mehr gegeben ist. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfolgt die Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht.

 

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

 

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

 

Stand: 11.09.2020